W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca wykonał usługę lub sprzedał towar, ale nie otrzymał faktury potwierdzającej transakcję. Może to utrudnić rozliczenia podatkowe oraz księgowe, ponieważ faktura jest podstawowym dokumentem księgowym potwierdzającym koszt lub przychód. W takich przypadkach rozwiązaniem jest wysłanie oficjalnego pisma, czyli wezwania do wystawienia faktury.
W tym artykule wyjaśniamy jak napisać wezwanie do wystawienia faktury, jakie elementy powinno zawierać takie pismo oraz jakie przepisy regulują wystawianie faktur w Polsce.
Spiś treści
Jak napisać wezwanie do wystawienia faktury – kiedy jest potrzebne
Wezwanie do wystawienia faktury stosuje się w sytuacji, gdy sprzedawca nie wystawił dokumentu mimo wykonania usługi lub sprzedaży towaru. Brak faktury może utrudniać księgowanie kosztów, rozliczenie VAT lub potwierdzenie zawartej transakcji.
Najczęściej takie wezwanie wysyła się w przypadku:
- zakupu usług od kontrahenta, który nie wystawił faktury,
- otrzymania paragonu zamiast faktury,
- opóźnienia w wystawieniu dokumentu sprzedaży,
- konieczności potwierdzenia kosztów księgowych.
Dlatego wiedza jak napisać wezwanie do wystawienia faktury jest szczególnie ważna dla przedsiębiorców oraz osób prowadzących działalność gospodarczą.
Jak powinno wyglądać wezwanie do wystawienia faktury
Pismo z wezwaniem do wystawienia faktury powinno być krótkie, konkretne i zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące transakcji.
Najważniejsze elementy takiego dokumentu to:
- dane firmy wzywającej,
- dane kontrahenta,
- data sporządzenia pisma,
- opis transakcji,
- wskazanie terminu wystawienia faktury,
- podpis osoby uprawnionej.
W treści pisma należy jasno wskazać, jakiej transakcji dotyczy wezwanie oraz kiedy została wykonana usługa lub sprzedaż towaru.
Wezwanie do zapłaty faktury – wzór
Często po wystawieniu faktury pojawia się również problem z jej opłaceniem. W takiej sytuacji przedsiębiorcy wysyłają wezwanie do zapłaty faktury, czyli formalne przypomnienie o zaległej płatności.
Wezwanie takie powinno zawierać:
- numer faktury,
- datę jej wystawienia,
- kwotę należności,
- termin płatności,
- numer rachunku bankowego.
Jest to pierwszy krok przed ewentualnym skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.
Jak wystawiać faktury na ryczałcie
Wielu przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem zastanawia się jak wystawiać faktury na ryczałcie.
Pod względem formalnym faktura dla ryczałtowca wygląda bardzo podobnie jak w innych formach opodatkowania. Powinna zawierać m.in.:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia,
- datę sprzedaży,
- nazwę usługi lub towaru,
- kwotę należności.
Różnica polega głównie na sposobie rozliczania podatku dochodowego, a nie na samym sposobie wystawiania dokumentu.
Termin płatności faktury – od daty otrzymania czy wystawienia
Często pojawia się pytanie dotyczące terminów płatności. Termin płatności faktury od daty otrzymania czy wystawienia zależy od ustaleń między stronami transakcji.
Najczęściej stosowane rozwiązania to:
- termin liczony od daty wystawienia faktury,
- termin liczony od daty dostarczenia faktury,
- termin określony w umowie.
W praktyce najważniejsze jest, aby termin był jasno określony na fakturze lub w umowie między stronami.
Czy data wystawienia faktury może być wcześniejsza od daty sprzedaży
Przedsiębiorcy często zastanawiają się także czy data wystawienia faktury może być wcześniejsza od daty sprzedaży.
Co do zasady jest to możliwe, ale tylko w określonym zakresie. Fakturę można wystawić maksymalnie 60 dni przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Jeśli dokument zostanie wystawiony wcześniej, może to zostać uznane za błąd księgowy.
Jak numerować faktury
Prawidłowa numeracja dokumentów sprzedaży jest bardzo ważna dla przejrzystości księgowości.
Jeśli zastanawiasz się jak numerować faktury, warto pamiętać o kilku zasadach:
- numer faktury musi być unikalny,
- numeracja powinna być ciągła,
- można stosować serie numerów (np. miesięczne lub roczne).
Przykładowa numeracja może wyglądać np.:
FV/01/01/2026 lub 1/01/2026.
Do kiedy można wystawiać faktury za poprzedni miesiąc
Przepisy podatkowe określają również do kiedy można wystawiać faktury za poprzedni miesiąc.
Co do zasady fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano sprzedaży.
Oznacza to, że np. za usługę wykonaną w marcu fakturę można wystawić najpóźniej do 15 kwietnia.
Ile czasu na wystawienie faktury do paragonu
W sprzedaży detalicznej często pojawia się pytanie ile czasu mamy na wystawienie faktury do paragonu.
Zasadniczo:
- klient może zażądać faktury do paragonu,
- przedsiębiorca ma obowiązek ją wystawić.
Jeśli klient zgłosi takie żądanie w odpowiednim terminie, sprzedawca musi przygotować dokument sprzedaży na podstawie paragonu.
Jaki jest czas na wystawienie faktury do paragonu
W praktyce czas na wystawienie faktury do paragonu zależy od momentu zgłoszenia żądania przez klienta.
Jeżeli klient zgłosi potrzebę otrzymania faktury:
- do końca miesiąca, w którym dokonano zakupu – fakturę należy wystawić do 15 dnia następnego miesiąca,
- po zakończeniu miesiąca – fakturę należy wystawić w ciągu 15 dni od zgłoszenia.
Podsumowanie
Napisanie wezwania do wystawienia faktury jest bardzo przydatna w codziennej działalności gospodarczej. Taki dokument pozwala formalnie przypomnieć kontrahentowi o obowiązku wystawienia faktury i uporządkować kwestie księgowe związane z transakcją.
Dobrze przygotowane wezwanie powinno zawierać wszystkie informacje dotyczące transakcji oraz jasno wskazywać termin wystawienia dokumentu. W przypadku dalszych problemów z kontrahentem może ono stanowić również ważny dowód w ewentualnym sporze prawnym lub podatkowym.
Sprawdź również
