Rola biur rachunkowych we wdrożeniu KSeF - klucz do płynnej transformacji

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku to wyzwanie, które dotknie każdego przedsiębiorcę w Polsce. W obliczu tej transformacji, biura rachunkowe (BR) będą odgrywać kluczową rolę we wspieraniu firm w procesie adaptacji, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, które często nie posiadają własnych rozbudowanych działów księgowych czy IT.

Kluczowe obszary wsparcia biur rachunkowych w KSeF

Biura rachunkowe stają się nie tylko wykonawcami obowiązków księgowych, ale przede wszystkim strategicznymi partnerami, którzy pomogą przedsiębiorcom przejść przez proces cyfryzacji fakturowania. Ich rola wykracza poza tradycyjne prowadzenie ksiąg, obejmując doradztwo, automatyzację i zarządzanie uprawnieniami.

Pomoc w adaptacji i reorganizacji procesów

Biura rachunkowe mogą stać się prawdziwymi nawigatorami w „labiryncie proceduralnym i technologicznym” KSeF. Ich zadaniem będzie nie tylko pomoc w przeniesieniu faktur klientów do systemu, ale także w aktualizacji oprogramowania, przeprowadzeniu audytu systemów oraz tworzeniu nowych, efektywnych procedur obiegu dokumentów.

W ramach wsparcia niektóre biura rachunkowe mogą:

Przeprowadzić audyt gotowości: Ocenić obecne procesy fakturowania w firmie klienta, zidentyfikować źródła wystawiania faktur sprzedaży i procesowania dokumentów zakupu, a także sprawdzić zgodność systemów IT z wymogami KSeF (np. ze strukturą FA(3)).
Opracować nowe procedury obiegu dokumentów: Pomóc w stworzeniu jasnych zasad wystawiania i odbioru faktur w KSeF, w tym procedur księgowania pod kątem wystawiania faktur bez możliwości ich edycji oraz przyjmowania dokumentów pomyłkowych.
Przygotować instrukcje i materiały dla klientów: Aktywnie zachęcać klientów do przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów i dostarczać im szczegółowe wytyczne dotyczące nowych wymogów.

Automatyzacja obiegu dokumentów

KSeF wprowadza możliwość znacznej automatyzacji procesów, co jest kluczowe dla efektywności biur rachunkowych:

Automatyczne pobieranie faktur: Faktury z KSeF mogą trafiać automatycznie bezpośrednio do systemu księgowego biura. Księgowa może następnie zapytać klienta o pobraną fakturę i poprosić o jej zaakceptowanie, a klient sam może przeglądać i zatwierdzać wydatki.
Automatyczne księgowanie: Faktury pobrane z KSeF, po akceptacji klienta, mogą być automatycznie analizowane przez algorytmy powiązane ze schematami księgowymi. System dobiera właściwe ujęcie w ewidencji, a biuro rachunkowe jedynie weryfikuje i zatwierdza księgowanie, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Wystawianie i wysyłka faktur: Faktury wystawione ręcznie lub automatycznie w systemie biura mogą być wysyłane do KSeF lub zapisywane jako wersje robocze do akceptacji, co minimalizuje ryzyko błędów i korekt. System powiadomień pozwala śledzić cały proces, od wysyłki po nadanie numeru KSeF.
Eliminacja problemów z niekompletnym dostarczaniem dokumentów: Obowiązkowe korzystanie z KSeF wyeliminuje częste sytuacje, w których klienci nie dostarczają wszystkich faktur, ponieważ wszystkie dokumenty będą dostępne w systemie.

Zarządzanie uprawnieniami i dostępem do KSeF

Biura rachunkowe będą mogły zarządzać dostępem do KSeF w imieniu swoich klientów, co jest kluczowe dla płynności operacji:

Nadawanie uprawnień: Przedsiębiorcy mogą nadawać biurom rachunkowym (lub ich pracownikom) odpowiednie uprawnienia do obsługi KSeF, co umożliwi im pobieranie, a nawet wystawianie faktur w imieniu klientów. Uprawnienia te są podzielone na trzy główne typy: zarządzanie uprawnieniami, wystawianie lub dostęp do e-faktur, oraz wystawianie faktur objętych art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.
Proces nadawania uprawnień: Nadanie uprawnień do korzystania z systemu KSeF wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. Przedsiębiorca może wskazać osobę fizyczną (np. właściciela biura rachunkowego) lub podmiot (biuro rachunkowe z NIP) uprawniony do działania w KSeF. W przypadku nadawania uprawnień dla właściciela biura jako osoby fizycznej, zaleca się nadanie szerokiego zakresu uprawnień, w tym do zarządzania uprawnieniami (co pozwoli na nadawanie uprawnień przez właściciela biura dla swoich pracowników), wystawiania e-faktur oraz pobierania faktur sprzedaży i kosztowych.
Tokeny KSeF: Dla biur rachunkowych korzystających z KSeF za pośrednictwem zewnętrznego API, przedsiębiorca musi wygenerować token dostępowy dla swojego biura w KSeF. Ten token autoryzacyjny można uzyskać za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnionych na stronach Ministerstwa Finansów. Pełny klucz tokena jest widoczny tylko w momencie jego generowania.

Korzyści KSeF dla biur rachunkowych i ich klientów

Wdrożenie KSeF, choć wymagające, przyniesie biurom rachunkowym i ich klientom szereg korzyści, które mogą przełożyć się na zwiększoną efektywność i konkurencyjność.

Zwiększona efektywność i redukcja błędów

Automatyzacja i optymalizacja czasu pracy: KSeF automatyzuje księgowanie, eliminuje wiele „błędów” wynikających z ręcznego wprowadzania danych i oszczędza czas. Umożliwia przejście z modelu rozliczeń „za miesiąc ubiegły” na bieżące księgowanie dokumentów, co obniża koszty obsługi i optymalizuje wykorzystanie czasu pracy zespołu księgowych.
Minimalizacja ryzyka błędów: System automatycznie przesyła faktury do urzędów skarbowych, co zmniejsza ryzyko błędów i oszustw podatkowych. Zapewnia większą ochronę danych, gwarantując autentyczność faktur i zgodność z przepisami prawa.
Szybki dostęp do dokumentów: Wszystkie wystawione dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat, co eliminuje konieczność ich fizycznego archiwizowania przez przedsiębiorców i biura rachunkowe, przynosząc znaczne oszczędności w zakresie archiwizacji.
Historia aktywności użytkowników: System prowadzi szczegółowy rejestr działań związanych z KSeF, zarówno po stronie biura, jak i klientów, zapisując m.in. import faktur zakupowych, wysyłkę sprzedażowych, datę, godzinę i osobę wykonującą daną czynność.

Nowe możliwości usługowe i konkurencyjność

Poszerzenie oferty: Biura rachunkowe mogą poszerzyć swoją ofertę o doradztwo i wsparcie w zakresie wdrażania i obsługi systemu do faktur elektronicznych, stając się tym samym bardziej konkurencyjnymi na rynku.
Panel klienta: Dzięki udostępnionemu panelowi, klienci biura mogą mieć wgląd do wyliczeń podatków i ZUS, a także dostęp do dodatkowych narzędzi dla swojej firmy.
Wsparcie w wyborze oprogramowania: Biura rachunkowe mogą doradzać klientom w wyborze optymalnych rozwiązań IT i sprawdzać gotowość ich obecnych systemów do KSeF.

Wyzwania dla biur rachunkowych w kontekście KSeF

Wdrożenie KSeF, choć korzystne w dłuższej perspektywie, stawia przed biurami rachunkowymi szereg wyzwań, które wymagają proaktywnego podejścia.

Dostosowanie technologiczne i proceduralne

Aktualizacja oprogramowania: Aby w pełni korzystać z KSeF, biura rachunkowe będą musiały zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe, przeprowadzić audyt oraz opracować nowe procedury opisywania dokumentów. Może to wymagać początkowych inwestycji w oprogramowanie lub aktualizacje.
Reorganizacja procesów wewnętrznych: Wdrożenie KSeF to niemałe wyzwanie organizacyjne. Biura muszą ustalić nowy sposób dostarczania dokumentów, uzgodnić na nowo sposób opisywania kosztów i przychodów, oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur sprzedaży.
Procedury awaryjne: Należy opracować procedury postępowania w przypadku awarii systemu KSeF lub problemów z dostępem do internetu, pamiętając, że faktury wystawione w trybie offline muszą być przesłane do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

Kwestie uprawnień i bezpieczeństwa

Zarządzanie uprawnieniami: Obawy wśród biur rachunkowych wzbudza kwestia nadania dostępu przez klientów do KSeF i brak jasnych wytycznych w tym zakresie. Biura muszą zadbać o uwierzytelnienie i nadanie odpowiednich uprawnień, co wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokena KSeF.
Ryzyko błędów i korekt: Mimo automatyzacji, błędy ludzkie i brak aktualnej wiedzy nadal stanowią ryzyko. Konieczność korygowania każdego drobnego błędu, nawet formalnego, poprzez wystawienie faktury korygującej, zwiększa obciążenie administracyjne biur.

Ciągłe szkolenia i komunikacja

Szkolenie pracowników: Niezbędne jest odpowiednie zaplanowanie działań w zakresie przeszkolenia pracowników biura rachunkowego w zakresie KSeF. Szkolenia powinny obejmować logowanie, autoryzację, wystawianie i odbieranie faktur, procedury postępowania w razie błędów oraz obsługę trybu offline.
Edukacja klientów: Biura rachunkowe muszą aktywnie komunikować się z klientami, przygotowując dla nich szczegółowe instrukcje i materiały, które pomogą im w sprawnym przejściu przez proces integracji z KSeF.
Intensywny okres: Początek roku kalendarzowego to intensywny okres dla branży księgowej, skupiony na sporządzaniu bilansów i rozliczeniach. Jest to zdecydowanie nieodpowiedni moment na inicjowanie i implementację nowych projektów KSeF, dlatego biura powinny mieć opracowane strategie adaptacji z wyprzedzeniem.

Współpraca z doradcami podatkowymi - niezbędne partnerstwo

W kontekście KSeF, niezwykle istotna staje się współpraca biur rachunkowych z doradcami podatkowymi. Chociaż wsparcie księgowe obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych, dokumentowanie zdarzeń gospodarczych czy sporządzanie sprawozdań finansowych, to czynności o charakterze prawnym i doradczym są wyłączone z ich zakresu. Zawód księgowego został zderegulowany w 2014 r., co oznacza, że nie każdy księgowy posiada uprawnienia do świadczenia usług doradztwa podatkowego.

Doradztwo podatkowe jest zawodem regulowanym i obejmuje wyjaśnianie przepisów podatkowych, udzielanie porad z zakresu obowiązków podatkowych i celnych, rozliczania podatków, wyboru najkorzystniejszej formy opodatkowania, a także reprezentowanie przedsiębiorców w sporach z organami podatkowymi. Za wykonywanie czynności doradztwa podatkowego bez posiadania odpowiednich uprawnień grozi kara do 50 000 zł.

Wielu profesjonalnych księgowych współpracuje z doradcami podatkowymi i biegłymi rewidentami. Taka współpraca zapewnia merytoryczne wsparcie w zakresie podatków, księgowości i spraw karnych skarbowych, zwiększa bezpieczeństwo prowadzenia biznesu i może prowadzić do znaczących oszczędności dzięki optymalizacji podatkowej. W obliczu zwiększonej transparentności danych w KSeF i potencjalnie częstszych kontroli, dostęp do specjalistycznej wiedzy doradcy podatkowego staje się strategiczną koniecznością.

Podsumowanie roli księgowych w KSeF

Rola biur rachunkowych w procesie wdrażania KSeF jest nie do przecenienia. Stanowią one kluczowe wsparcie dla przedsiębiorców, pomagając im w adaptacji do nowych wymogów prawnych i technologicznych.

Dzięki możliwości nadawania uprawnień, biura rachunkowe mogą przejąć znaczną część obowiązków związanych z obsługą KSeF, usprawniając obieg dokumentów i minimalizując ryzyko błędów.

Ważne jest, aby przedsiębiorcy świadomie wybierali biura, które będą przygotowane na te zmiany, oferując kompleksowe wsparcie i jasno komunikują zakres swoich usług. Proaktywna współpraca z biurem rachunkowym to inwestycja w płynność działania firmy i spokój ducha w obliczu nadchodzącej cyfrowej rewolucji w fakturowaniu.