Czym dokładnie zajmuje się Pana firma?

Prowadzimy sprzedaż e-commerce w Polsce i za granicą, między innymi na platformach Allegro, Empik i Temu. Importujemy towar hurtowo z Chin i sprzedajemy na rynku polskim oraz na rynkach zagranicznych, takich jak Czechy, Słowacja, Węgry i Europa Zachodnia.

Jak wyglądała Pana współpraca z księgowością, zanim trafił Pan na Finduo?

To był trudny czas. Współpracowaliśmy z księgową z polecenia, co niestety okazało się pomyłką. Wszystko opierało się na papierze – co miesiąc musieliśmy drukować ryzy dokumentów. Była mało elastyczna, wręcz roszczeniowa. Chciała, żebyśmy to my dostosowali się do jej stylu pracy, a nie odwrotnie. Każdy nowy pomysł, jak chociażby wliczenie w koszty dwóch telewizorów do biura, spotykał się z jej niechęcią. Do tego dochodził brak znajomości nowoczesnych narzędzi, nawet obsługa Excela sprawiała jej problem.

Co było punktem zwrotnym, który skłonił Pana do zmiany?

Największym problemem był czas, który traciliśmy na przygotowywanie dokumentów i plików dla księgowej, zwłaszcza pod koniec miesiąca. Zamiast skupiać się na rozwoju biznesu, musieliśmy zostawać po godzinach, żeby przygotować papiery. W skali roku to była ogromna strata czasu. Potrzebowaliśmy kogoś, kto nie tylko "zaklepie" faktury, ale będzie proaktywnym partnerem, zwłaszcza że planowaliśmy przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę, a poprzednia księgowa nie chciała się tego podjąć.

Jak wyglądały poszukiwania nowego biura rachunkowego?

Na początku standardowo – Google. Przygotowałem wiadomość z naszymi oczekiwaniami i wysyłałem ją do różnych biur w Warszawie. Odzew był słaby. Odpowiedzi, jeśli w ogóle przychodziły, były zdawkowe, bez zaangażowania, a proponowane stawki często były wysokie. Skontaktowałem się w ten sposób z około 15 biurami i byłem już trochę zrezygnowany.

I wtedy trafił Pan na Finduo. Co Pana przekonało?

Platformę polecił mi znajomy. Od razu spodobała mi się jej przejrzystość iintuicyjność. Największą zaletą były filtry, dzięki którym mogłem precyzyjnie określić, czego szukam. Zamiast pisać do każdego biura osobno, na Finduo wysłałem zapytania do wszystkich, którzy spełniali moje kryteria. To była ogromna oszczędność czasu.

Jak wyglądał kontakt z księgową znalezioną przez platformę?

Zaczęło się od wiadomości na Finduo, w której opisałem nasze potrzeby. Po kilku dniach i wymianie wiadomości umówiliśmy się na rozmowę telefoniczną, żeby omówić szczegóły. Już po tej rozmowie wiedziałem, że to jest to. Kluczowe było jej zaangażowanie i proaktywność. Zanim podpisaliśmy jakąkolwiek umowę, poświęciła kilka godzin na analizę naszej sytuacji i zaproponowała dziesięć różnych rozwiązań – zupełnie za darmo. Czułem, że rozmawiam z partnerem, a nie korporacją. Decyzję podjąłem w ciągu 3 dni.

A jak ocenia Pan współpracę po roku? Jakie są rezultaty tej zmiany?

Rezultaty przerosły moje oczekiwania. Przede wszystkim odzyskaliśmy mnóstwo czasu – szacuję, że to co najmniej 5 do 8 godzin pracy miesięcznie mniej. Dzięki nowej księgowej i narzędziom, z których korzysta, jak Scanye, cały proces jest zautomatyzowany. Wysyłam dokumenty, a po chwili dostaję informację o kwotach podatków do zapłaty. Komunikacja jest błyskawiczna – gdy zatrudniałem nowych pracowników, umowa była na mailu chwilę po wysłaniu SMS-a. Ale to nie tylko czas. Zyskałem spokój i zaufanie. Mogłem w pełni oddelegować sprawy księgowe i skupić się na biznesie. Nowa księgowa jest też doradcą podatkowym. Sama robi research, gdy zmieniają się przepisy dotyczące importu, pomagała nam w kwestiach dotacji i aktywnie proponuje rozwiązania, które ułatwiają nam życie. Ten odzyskany czas i spokój pozwoliły mi na tyle rozwinąć firmę, że mogliśmy wejść na nowe rynki.

Jaką radę dałby Pan przedsiębiorcy, który jest w podobnej sytuacji i szuka księgowej?

Przede wszystkim, nie bierzcie pierwszej osoby z polecenia. Skorzystajcie z narzędzia takiego jak Finduo, żeby użyć filtrów i znaleźć biura, które mają doświadczenie w waszej konkretnej branży czy obszarze. Roześlijcie zapytania do wielu biur, żeby mieć porównanie. To decyzja na lata, a dobry księgowy to prawdziwy partner w biznesie.