Jak założyć działalność gospodarczą - kompletny przewodnik krok po kroku

Marzysz o prowadzeniu własnego biznesu, ale nie wiesz, od czego zacząć? Założenie działalności gospodarczej w Polsce stało się prostsze niż kiedykolwiek dzięki cyfryzacji i uproszczonym procedurom. Ten przewodnik krok po kroku pomoże Ci zrozumieć, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą, jakie formalności należy spełnić, na co zwrócić uwagę przy wyborze formy opodatkowania oraz jakie obowiązki czekają na początkujących przedsiębiorców. Dzięki temu będziesz mógł szybko i bezproblemowo rozpocząć prowadzenie własnej firmy i skupić się na rozwoju swojego biznesu.

Kluczowe informacje

• Działalność gospodarczą można założyć bezpłatnie online w systemie CEIDG w ciągu kilku minut.

• Limit przychodów dla działalności nierejestrowanej w 2025 roku wynosi 3 499,50 zł miesięcznie (75% minimalnego wynagrodzenia).

• Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z 6-miesięcznej Ulgi na start (brak składek społecznych ZUS; obowiązuje tylko składka zdrowotna).

• Minimalna składka zdrowotna w 2025 roku wynosi 314,96 zł miesięcznie (dotyczy przedsiębiorców rozliczających się na skali lub liniowo przy niskich dochodach).

• Limit zwolnienia podmiotowego z VAT w 2025 roku wynosi 200 000 zł rocznego obrotu.

W 2025 roku założenie działalności gospodarczej w Polsce jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. Dzięki cyfryzacji administracji publicznej całą procedurę można przeprowadzić online w zaledwie kilka minut. Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG jest wymagana, jeśli przedsiębiorca zamierza prowadzić zorganizowaną działalność zarobkową w Polsce. Jeśli zastanawiasz się, jak założyć działalność gospodarczą, ten przewodnik przeprowadzi Cię przez każdy etap procesu, przedstawiając aktualne przepisy i praktyczne wskazówki.

Według danych biznesowych z 2024 roku liczba nowo zakładanych jednoosobowych działalności utrzymuje się na wysokim poziomie, co pokazuje rosnącą popularność samozatrudnienia w Polsce. Nowe regulacje wprowadzone w ostatnich latach uprościły proces rejestracji firmy oraz obniżyły bariery wejścia dla początkujących przedsiębiorców.

Sprawdzenie warunków do założenia działalności gospodarczej

Zanim przystąpisz do procesu rejestracji, musisz upewnić się, że spełniasz warunki prawne do prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Weryfikacja pełnoletności i zdolności prawnej

Działalność gospodarczą może założyć osoba, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że nie może być całkowicie ani częściowo ubezwłasnowolniona.
W szczególnych przypadkach działalność może prowadzić osoba, która ukończyła 16 lat, ale wymaga to zgody rodziców lub opiekuna prawnego oraz zgody sądu opiekuńczego.

Sprawdzenie statusu obywatelskiego

Jeśli jesteś obywatelem Polski, możesz bez ograniczeń założyć jednoosobową działalność gospodarczą.
Obcokrajowcy mogą prowadzić działalność w Polsce na podstawie określonych przepisów:

• Obywatele państw Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą zakładać działalność na takich samych zasadach jak obywatele Polski.

• Posiadacze Karty Polaka mają pełne prawo do prowadzenia działalności.

• Obywatele spoza UE mogą prowadzić działalność pod warunkiem posiadania odpowiedniego tytułu pobytowego (np. pobyt stały, pobyt długoterminowy UE lub pobyt czasowy z prawem pracy lub działalności).

Weryfikacja braku przeszkód prawnych

Przed rejestracją sprawdź, czy nie został wydany wobec Ciebie prawomocny zakaz prowadzenia działalności gospodarczej — może on wynikać z orzeczenia sądu w sprawach karnych lub gospodarczych.

Określenie, czy działalność wymaga rejestracji

Nie każda działalność zarobkowa wymaga rejestracji w CEIDG. Od kilku lat w Polsce funkcjonuje możliwość prowadzenia tzw. działalności nierejestrowanej.

Działalność nierejestrowana – „firma na próbę”

Jeśli Twoje miesięczne przychody nie przekraczają 3 499,50 zł brutto w 2025 roku, możesz prowadzić działalność nierejestrowaną.
Ta forma działalności pozwala na:

• testowanie pomysłu biznesowego bez obowiązku rejestracji w CEIDG,

• brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,

• uproszczoną ewidencję sprzedaży,

• możliwość rejestracji działalności w dowolnym momencie bez utraty ciągłości biznesowej.

Uwaga: przekroczenie limitu przychodów w dowolnym miesiącu oznacza obowiązek zarejestrowania działalności w CEIDG w ciągu 7 dni.

Kryteria działalności gospodarczej

Działalność musi spełniać wszystkie cztery kryteria, aby zostać uznana za działalność gospodarczą:

1. Zorganizowanie – wykonywana w sposób planowy i uporządkowany,

2. Ciągłość – powtarzalna, a nie jednorazowa,

3. Zarobkowość – celem jest uzyskiwanie dochodu,

4. Prowadzenie we własnym imieniu – działasz jako przedsiębiorca, nie pracownik.

Przygotowanie danych rejestracyjnych

Odpowiednie przygotowanie danych pozwoli uniknąć błędów podczas rejestracji działalności.

Wybór nazwy firmy

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa firmy musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Możesz dodać elementy opisowe, np.:

• Anna Kowalska

• Anna Kowalska Usługi Księgowe

• Anna Kowalska „Biuro Rachunkowe Expert”

• Zakład Fryzjerski Anna Kowalska

Przed wyborem nazwy warto sprawdzić w systemie CEIDG, czy nie występuje identyczny wpis w tej samej branży.

Określenie adresu prowadzenia działalności

Musisz wskazać:

• Adres do doręczeń – miejsce, na które będą przychodziły pisma urzędowe (musi być to adres, do którego masz tytuł prawny — np. najem lub własność).

• Adres stałego miejsca wykonywania działalności – jeśli prowadzisz biuro, sklep, salon, warsztat.

• Jeśli nie posiadasz takiego miejsca (np. usługi mobilne), możesz zaznaczyć: „brak stałego miejsca wykonywania działalności”.

Adres do e-Doręczeń

Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorcy mają obowiązek podać adres do e-Doręczeń przy zmianie wpisu w CEIDG lub mogą utworzyć go już przy rejestracji. Usługa jest bezpłatna w systemie gov.pl.

Wybór kodów PKD i zakresu działalności

Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to system kodów opisujących rodzaj wykonywanej działalności. Wybór właściwego kodu PKD ma znaczenie m.in. dla formy opodatkowania, obowiązków rejestrowych, statystyki GUS oraz niektórych branżowych wymagań. Każdy przedsiębiorca musi przypisać swoją działalność do określonego kodu PKD.

Główny kod PKD

Musisz wskazać jeden główny kod PKD, który najlepiej opisuje podstawowy rodzaj Twojej działalności. Od tego kodu mogą zależeć m.in.:

• możliwość wyboru ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,

• obowiązek posiadania licencji lub zezwoleń,

• stawki ryczałtowe dla usług lub handlu,

• kwalifikacja statystyczna działalności.

Kody PKD dodatkowe

Możesz dodać dowolną liczbę kodów pobocznych, które planujesz wykonywać w przyszłości. Warto to zrobić na początku, aby uniknąć późniejszych zmian wpisu w CEIDG.

Uwaga: niektóre kody PKD wykluczają korzystanie z ryczałtu lub wymagają dodatkowych uprawnień (np. usługi medyczne, transport, turystyka, doradztwo podatkowe).

Sprawdzenie wymaganych pozwoleń i licencji

Niektóre rodzaje działalności mogą wymagać uzyskania koncesji, licencji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Rejestracja w CEIDG nie oznacza automatycznego prawa do wykonywania takich usług.

Działalność koncesjonowana

Wymaga uzyskania koncesji np. w zakresie:

• prowadzenia stacji kontroli pojazdów,

• ochrony osób i mienia,

• transportu drogowego osób lub rzeczy,

• działalności wytwarzania i obrotu paliwami,

• działalności bankowej lub ubezpieczeniowej.

Uzyskanie koncesji może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy i wiąże się z opłatą administracyjną.

Działalność licencjonowana

Licencje wymagane są m.in.. przy:

• usługach detektywistycznych,

• organizowaniu imprez turystycznych,

• świadczeniu usług ochrony fizycznej,

• pośrednictwie w obrocie nieruchomościami (w części przypadków zależne od formy działalności).

Działalność regulowana

Wpis do rejestru działalności regulowanej jest wymagany m.in.. w przypadku:

• indywidualnej praktyki lekarskiej,

• usług rachunkowych prowadzonych w określonych formach,

• doradztwa podatkowego,

• niektórych usług prawniczych.

Wybór formy opodatkowania dochodów

W Polsce dostępne są trzy główne formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Wybór formy opodatkowania podaje się już we wniosku CEIDG-1.

Skala podatkowa (zasady ogólne)

Najbardziej elastyczna forma opodatkowania, umożliwiająca rozliczanie kosztów oraz korzystanie z ulg.

Stawki podatkowe:

• 12% od dochodu do 120 000 zł rocznie,

• 32% od nadwyżki powyżej 120 000 zł.

Zalety:

• możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodów,

• dostęp do większości ulg podatkowych (np. ulga na dziecko),

• kwota wolna od podatku: 30 000 zł.

Obowiązki księgowe:

• prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR),

• ewidencja wszystkich kosztów i przychodów.

Uwaga: ulga dla klasy średniej została zlikwidowana — w 2025 r. już nie obowiązuje.

Podatek liniowy (19%)

Stała stawka podatku niezależna od wysokości dochodu.

Zalety:

• przewidywalna stawka 19% bez progów podatkowych,

• możliwość rozliczania kosztów działalności,

• korzystne przy wysokich dochodach.

Wady:

• brak kwoty wolnej od podatku,

• brak większości ulg podatkowych,

• składka zdrowotna obliczana procentowo od dochodu (4,9%), ale można ją odliczyć częściowo lub zaliczyć do kosztów (do rocznego limitu ok. 12 900 zł).)

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Podatek od przychodu (bez kosztów), najprostsza księgowość — ewidencja tylko przychodów.

Przykładowe stawki:

• Usługi informatyczne: 12%

• Rolniczy handel detaliczny: 2%

• Usługi gastronomiczne: 8,5%

• Wolne zawody: 17%

Zalety:

• brak obowiązku prowadzenia KPiR,

• prosty sposób liczenia podatku,

• niższa składka zdrowotna (zależna od progu przychodu).

Ograniczenia:

• brak możliwości rozliczania kosztów,

• nie wszystkie kody PKD mogą korzystać z ryczałtu,

• roczny limit przychodów: 2 000 000 euro.

Ustalenie statusu VAT

VAT nie jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy — trzeba podjąć decyzję przed rejestracją lub na początku działalności.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Dotyczy przedsiębiorców, którzy nie przekraczają limitu 200 000 zł obrotu rocznie.

Korzyści:

• brak obowiązku składania deklaracji VAT,

• uproszczona księgowość,

• atrakcyjność dla klientów indywidualnych (niższe ceny bez VAT).

Ograniczenia:

• brak możliwości odliczania VAT z faktur zakupowych,

• niektóre branże nie mogą korzystać ze zwolnienia (np. doradztwo, usługi prawnicze).

Dobrowolna rejestracja VAT

Opłacalna, jeśli:

• Twoimi klientami są głównie firmy (B2B),

• ponosisz duże koszty inwestycyjne i chcesz odliczać VAT,

• wykonujesz usługi lub handel wymagające VAT.

Planowanie obowiązków ZUS

Składki ZUS to jeden z głównych kosztów działalności, ale nowi przedsiębiorcy mogą korzystać z ulg. Jako przedsiębiorca musisz regularnie opłacać składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.

Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy)

• Brak obowiązku opłacania składek społecznych (emerytalnych, rentowych, wypadkowych, chorobowych).

• Obowiązkowa jedynie składka zdrowotna.

• Warunek: nie prowadziłeś działalności w ciągu ostatnich 60 miesięcy oraz nie wykonujesz działalności na rzecz byłego pracodawcy w zakresie obowiązków z etatu.

Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące)

• Składki liczone od 30% minimalnego wynagrodzenia.

• Znacznie niższe niż pełne składki przedsiębiorcy.

Składka zdrowotna według formy opodatkowania

Wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej formy opodatkowania:

Skala podatkowa:

• 9% od dochodu, minimum 314,96 zł miesięcznie

• Możliwość odliczenia od podatku

Podatek liniowy:

• 4,9% od dochodu, minimum 314,96 zł miesięcznie

• Brak możliwości odliczenia

Ryczałt:

• Stała kwota zależna od przychodu rocznego

• Od 461,66 zł do 1 384,97 zł miesięcznie

Założenie rachunku bankowego

Choć konto firmowe nie jest ustawowo obowiązkowe przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, jego posiadanie jest w praktyce bardzo zalecane — a w niektórych sytuacjach konieczne.

Kiedy konto firmowe jest wymagane?

• gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT i dokonujesz płatności z innymi firmami (obowiązek przelewów na tzw. „białą listę” podatników VAT),

• gdy dokonujesz transakcji powyżej 15 000 zł – zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i ustawą o podatku dochodowym, taka płatność musi być wykonana przelewem,

• przy niektórych rodzajach działalności regulowanej lub przy obsłudze split payment.

Korzyści z prowadzenia konta firmowego

• wyraźne oddzielenie finansów prywatnych i firmowych,

• ułatwienie księgowości i rozliczeń podatkowych,

• większa wiarygodność wśród kontrahentów,

• możliwość uzyskania kredytu lub leasingu na firmę.

Dokumenty wymagane przy zakładaniu konta

• dowód osobisty,

• numer NIP i REGON,

• potwierdzenie wpisu do CEIDG (w większości banków pobierane automatycznie),

• czasem pieczątka firmowa (nie jest już obowiązkowa przepisami, ale część banków jej wymaga).

Wybór sposobu prowadzenia księgowości

To, w jaki sposób będziesz prowadzić dokumentację księgową, zależy od wybranej formy opodatkowania, liczby dokumentów oraz Twojego doświadczenia.

Samodzielna księgowość

Możesz prowadzić księgowość we własnym zakresie, korzystając z programów online:

• dostęp do systemu z dowolnego miejsca,

• automatyczne generowanie deklaracji i JPK,

• integracja z bankiem,

• koszt: ok. 30–150 zł miesięcznie.

Księgowość zewnętrzna (biuro rachunkowe)

Zlecenie obsługi księgowej zewnętrznej firmie lub biuru rachunkowemu to najczęstszy wybór wśród początkujących przedsiębiorców.

• pełna obsługa księgowa wraz z reprezentacją przed urzędami,

• oszczędność czasu przedsiębiorcy,

• pewność poprawności dokumentów,

• koszt: zwykle 200–800 zł miesięcznie (zależnie od formy opodatkowania i liczby dokumentów).

• możliwość wyboru księgowości online – np. za pośrednictwem platformy Finduo.pl, która pozwala znaleźć biuro rachunkowe dopasowane do branży, lokalizacji i budżetu przedsiębiorcy.

Jak znaleźć księgowość na Finduo.pl

Finduo.pl to baza księgowych i biur rachunkowych, która umożliwia szybkie porównanie ofert i wybór usługodawcy dopasowanego do potrzeb przedsiębiorcy.

Jak wyszukać księgowego krok po kroku?

1. Wyszukaj biuro rachunkowe według lokalizacji, branży lub formy opodatkowania (np. ryczałt, liniówka, skala).

2. Porównaj profile księgowych – ich specjalizacje, opinie klientów, zakres usług oraz ceny.

3. Wybierz opcję kontaktu i umów bezpłatną konsultację lub wycenę.

4. Podpisz umowę i przekaż dokumenty online – bez wizyt w biurze.

Ta opcja jest szczególnie przydatna dla nowych przedsiębiorców, którzy nie mają jeszcze stałej obsługi księgowej albo nie wiedzą, jakie usługi będą im potrzebne.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Nie każda działalność wymaga kasy fiskalnej. Obowiązek dotyczy przede wszystkim:

• handlu detalicznego na rzecz osób fizycznych,

• usług gastronomicznych,

• niektórych usług dla klientów indywidualnych (np. kosmetycznych, medycznych, przewozowych).

W wielu branżach obowiązuje limit zwolnienia z kasy fiskalnej do 20 000 zł obrotu rocznego, ale nie dotyczy to wszystkich działalności (np. sprzedaży online niektórych towarów).

Rejestracja działalności online w systemie CEIDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to rejestr, w którym zakłada się jednoosobową działalność gospodarczą. Rejestracja jest bezpłatna i dostępna online. Aby zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą, należy złożyć wniosek CEIDG-1.

Przygotowanie do rejestracji

Przed rozpoczęciem rejestracji przygotuj:

• Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany (do podpisania wniosku online),

• dane firmy: nazwa, adresy, kody PKD, forma opodatkowania,

• decyzję dotyczącą statusu VAT i ulg ZUS.

Rejestrację przeprowadza się na stronie: biznes.gov.pl → "Załóż działalność gospodarczą".

Wypełnienie wniosku CEIDG-1

Formularz CEIDG-1 służy jednocześnie do: * wpisu do CEIDG, * rejestracji jako płatnik ZUS, * aktualizacji lub nadania numeru NIP, * przekazania danych do GUS (REGON), * opcjonalnej rejestracji VAT (poprzez załącznik VAT-R). Wniosek CEIDG-1 może być podstawą do automatycznego zgłoszenia do ZUS/KRUS.

• wpisu do CEIDG,

• rejestracji jako płatnik ZUS,

• aktualizacji lub nadania numeru NIP,

• przekazania danych do GUS (REGON),

• opcjonalnej rejestracji VAT (poprzez załącznik VAT-R).

Dane wpisywane do wniosku obejmują m.in.:

• imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo,

• nazwa firmy i adresy prowadzenia działalności,

• data rozpoczęcia działalności,

• kody PKD,

• forma opodatkowania,

• urząd skarbowy właściwy wg miejsca zamieszkania.

Finalizacja rejestracji

Po wypełnieniu formularza:

1. sprawdzasz poprawność danych,

2. podpisujesz wniosek elektronicznie,

3. po złożeniu otrzymujesz potwierdzenie wpisu,

4. numery NIP i REGON zostają nadane automatycznie (zwykle w ciągu 1–2 dni).

Rejestracja jest bezpłatna. Opłata 17 zł dotyczy tylko rejestracji przez pełnomocnika.

Czynności po rejestracji

Po zarejestrowaniu działalności w CEIDG należy wykonać kilka dodatkowych kroków.

Sprawdzenie wpisu w CEIDG

• zweryfikuj swój wpis w publicznej bazie CEIDG,

• pobierz oficjalne zaświadczenie (plik PDF dostępny bezpłatnie),

• upewnij się, że dane — szczególnie kody PKD i adresy — są prawidłowe.

Zgłoszenie do ZUS

W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności musisz złożyć:

• ZUS ZUA (jeśli podlegasz ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym),

• ZUS ZZA (jeśli korzystasz z „Ulgi na start” — tylko ubezpieczenie zdrowotne).

Obowiązki dokumentacyjne

• prowadzenie odpowiedniej ewidencji przychodów / przychodów i kosztów,

• przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat podatkowych,

• prowadzenie ewidencji VAT (jeżeli jesteś podatnikiem VAT),

• terminowe składanie deklaracji i płatności podatkowych.

Dodatkowe formalności

• wyrobienie pieczątki firmowej (opcjonalne, ale przydatne),

• założenie firmowego rachunku bankowego (jeżeli wymagane lub potrzebne),

• zgłoszenie punktu sprzedaży do sanepidu lub innych rejestrów — jeśli dotyczy,

• przygotowanie materiałów marketingowych i rozpoczęcie promocji działalności.FAQ - najczęściej zadawane pytania

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej?

Rejestracja działalności w CEIDG jest całkowicie bezpłatna.
Ewentualne koszty dodatkowe to: pieczątka firmowa, konto bankowe, licencje, usługi księgowe lub pełnomocnictwo (17 zł opłaty skarbowej).

Czy mogę zmienić formę opodatkowania po założeniu firmy?

Tak. Formę opodatkowania można zmienić:

• do 20 stycznia danego roku podatkowego w urzędzie skarbowym,

• w pierwszym roku prowadzenia działalności — do końca grudnia, jeżeli nie złożono wcześniej oświadczenia.

Co się stanie, jeśli przekroczę limit działalności nierejestrowanej?

Jeżeli w którymkolwiek miesiącu Twój przychód przekroczy 3 499,50 zł, musisz zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG w ciągu 7 dni.
Od momentu przekroczenia obowiązuje pełny ZUS oraz wybór formy opodatkowania.

Czy można prowadzić działalność gospodarczą z domu?

Tak, można wskazać adres zamieszkania jako miejsce prowadzenia działalności.
Warto sprawdzić regulamin wspólnoty lub spółdzielni — niektóre branże mogą być ograniczone (np. głośne usługi, gastronomia).

Kiedy najlepiej rozpocząć działalność, aby wykorzystać ulgę na start?

Najkorzystniej rozpocząć działalność 2. dnia miesiąca, ponieważ wtedy cały miesiąc jest liczony jako pierwszy miesiąc ulgi. Umożliwia to maksymalne wykorzystanie 6 miesięcy bez składek społecznych ZUS.